CONFIDENTIALITÉ
LES SERVICES DE RELOGEMENT NATIONAL (RELONAT) INC.
POLITIQUE SUR LE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
Les services de relogement national (RELONAT) inc. (ci-après « RELONAT ») accorde, depuis toujours dans le cadre de ses activités une grande importance à la vie privée des particuliers y compris ses clients, cocontractants, employés et les visiteurs de son site web. La confidentialité absolue des renseignements personnels est une pierre angulaire de notre entreprise. Peu importe la manière dont s’accroît la gamme des produits et des services que nous offrons et la façon dont évolue la technologie, nous continuerons à viser la protection des renseignements personnels.
La présente politique décrit les principes de RELONAT en matière de protection des renseignements personnels.
Ces renseignements sont recueillis et communiqués avant tout relativement aux services et aux produits fournis par RELONAT. Dans tous les cas, RELONAT protège fidèlement la vie privée des particuliers et l’intégrité de leurs renseignements personnels.
1. Définition
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, autre que son nom, sa fonction, ses adresse et numéro de téléphone au travail et son adresse de courrier électronique. L’adresse résidentielle, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers sont des exemples de renseignements personnels.
2. Responsabilité
RELONAT est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement et à des fins administratives.
2.1 RELONAT a adopté des pratiques qui lui permettent de contrôler efficacement le respect de la présente politique dans l’entreprise, y compris la désignation d’un préposé à la protection de la vie privée.
2.2 Bien que ce soit le préposé à la protection de la vie privée et la haute direction de RELONAT qui assument la responsabilité ultime du respect de la politique, le respect quotidien de la politique est délégué à des particuliers au sein de l’entreprise de RELONAT.
2.3 En ce qui a trait aux renseignements personnels qui ont été transmis à des tiers aux fins de traitement, RELONAT conclura une entente ou utilisera d’autres moyens pour assurer la protection des renseignements personnels lorsque ceux-ci sont pris en charge par un tiers, notamment, l’examen des pratiques de ces tiers quand aux renseignements personnels.
2.4 Afin de donner effet à la présente politique, RELONAT a adopté les mesures suivantes :
a) l’établissement de procédures de protection des renseignements personnels;
b) l’établissement de procédures de réception et de traitement des plaintes et des demandes de renseignement;
c) la diffusion de la présente politique et des procédures de protection des renseignements personnels;
d) la formation du personnel et la communication de renseignements à ceux-ci au sujet des politiques et procédures de RELONAT.
3. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
RELONAT détermine et divulgue à la personne concernée les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci, à moins que ces fins ne soient évidentes ou qu'une exception légale s'applique.
3.1 RELONAT veille à ce que les fins de la collecte de renseignements personnels et l’utilisation possible de ceux-ci soient claires pour le particulier.
4. Consentement
RELONAT s’abstient de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels d’une personne à l’insu de celle-ci et sans avoir obtenu son consentement, sauf dans certains cas restreints autorisés par la loi :
4.1 RELONAT demande un consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels, au moment de la collecte des renseignements. Dans certains cas, le consentement relatif à l’utilisation ou à la communication sera demandé après la collecte mais avant l’utilisation des renseignements, en particulier si RELONAT souhaite utiliser ceux-ci à une fin qui n’a pas déjà été indiquée au particulier.
4.2 RELONAT s’engage à obtenir un consentement valable pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels. Pour atteindre cet objectif, les fins de l’utilisation des renseignements sont expliquées, si elles ne sont pas évidentes, de manière à ce que le particulier puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou communiqués.
4.3 RELONAT n’exige pas déraisonnablement, conditionnellement à la fourniture d’un produit ou d’un service, le consentement d’un particulier relatif à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire dans les circonstances.
4.4 La manière dont RELONAT demande le consentement peut varier, selon les circonstances et le type de renseignements recueillis. Lorsqu’elle établit le type de consentement requis, RELONAT examine la nature des renseignements, l’utilisation éventuelle de ceux-ci, les lois applicables et le type d’interaction dans le cadre de laquelle les renseignements sont communiqués.
4.5 Le consentement à la communication ou à l’utilisation doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Le consentement peut être communiqué par un représentant dûment désigné ou encore par un tuteur ou un curateur.
4.6 Le particulier qui est assujetti à des restrictions juridiques ou contractuelles peut retirer son consentement à n’importe quel moment en donnant un avis suffisant à RELONAT. Il est possible qu’en raison du retrait du consentement, RELONAT ne puisse plus fournir ou continuer à fournir, à la personne en question, certains services ou avantages, auquel cas le particulier recevra un avis des répercussions du retrait de son consentement.
5. Limites de la collecte de renseignements personnels par RELONAT
La cueillette de renseignements personnels par RELONAT se limite à ce qui est nécessaire aux fins que celle-ci a indiquées. RELONAT obtient toujours les renseignements personnels par des moyens justes et légaux.
Il est possible que RELONAT puisse recueillir et utiliser des renseignements sur une personne concernée qui proviennent d’un tiers lorsque la loi l’autorise et avec le consentement du particulier dans tous les autres cas.
Dans ce cas, RELONAT doit inscrire au dossier la source de ces renseignements.
6. Limites de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels par RELONAT
RELONAT n’utilise et ne communique pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement du particulier ou selon ce que la loi exige ou permet.
7. Conservation de renseignements personnels par RELONAT
RELONAT conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’elle en a raisonnablement besoin aux fins précisées.
8. Exactitude des renseignements personnels détenus par RELONAT
RELONAT fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels de particuliers soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ceux-ci sont utilisés.
8.1 RELONAT fait des efforts raisonnables pour recueillir des renseignements de particuliers afin de mettre à jour les renseignements en sa possession lorsque cela est nécessaire aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis. Dès qu’une personne l’informe de l’inexactitude des renseignements à son sujet, RELONAT met à jour les renseignements dès que possible.
8.2 Une demande de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit conformément à la procédure de demande d’accès aux renseignements personnels prévue ci-après.
9. Protection des renseignements personnels
RELONAT s’engage à prendre et appliquer des mesures de sécurité propres à assurer le caractère confidentiel des renseignements.
9.1 RELONAT met en œuvre des mesures de sécurité qui protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès non autorisé, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
9.2 La nature des mesures de sécurité que RELONAT met en œuvre varie en fonction de la sensibilité qui ont été recueillis, de la quantité, de la diffusion et de la forme des renseignements, ainsi que des méthodes de conservation des renseignements.
9.3 RELONAT applique les méthodes de protection suivantes:
a) des moyens matériels, tels que le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
b) des mesures administratives, telles que des autorisations sécuritaires et un accès sélectif;
c) des dispositifs techniques, tels que l’usage d’un mot de passe et accès restreints au serveur en fonction de l’utilisateur.
9.4 RELONAT voit à ce que ses employés soient conscients de l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels et qu’ils respectent la présente politique.
9.5 Si des renseignements personnels sont communiqués à des tiers aux fins de traitement ou à une autre fin administrative, RELONAT fait des efforts raisonnables pour que le tiers ait recours à des mesures de protection des renseignements personnels comparables à ceux qu’elle utilise.
10. Transparence
RELONAT met à la disposition des particuliers de l’information sur ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels. RELONAT fait preuve de transparence au sujet de la politique qu’elle observe pour assurer la protection des renseignements personnels.
10.1 L’information est accessible sous forme généralement compréhensible.
10.2 RELONAT peut rendre disponible l’information sur ses politiques et pratiques de plusieurs façons, selon la nature du service ou du produit offert et la nature du renseignement personnel, en français et en anglais.
11. Accès aux renseignements personnels
RELONAT a adopté une procédure que le particulier doit suivre pour accéder à ses renseignements personnels.
11.1 Sous réserve des lois pertinentes, sur réception d’une demande écrite d’un particulier en ce sens, RELONAT indique au particulier si elle possède des renseignements personnels à son sujet.
11.2 Le particulier peut devoir transmettre suffisamment de renseignements pour permettre à RELONAT de le renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Les renseignements transmis servent uniquement à cette fin.
11.3 Sur réception d’une demande écrite en ce sens, RELONAT transmet un résumé de l’utilisation qui a été ou qui est faite des renseignements, communique au particulier l’identité des tiers à qui elle peut avoir communiqué des renseignements personnels le concernant et les fins auxquelles ces renseignements sont transmis au tiers.
11.4 RELONAT peut demander des frais raisonnables pour payer les frais de communication des renseignements, dans la mesure où elle informe à l’avance le particulier du montant approximatif de ces frais, tout en lui permettant de retirer sa demande s’il le souhaite. Le particulier pourra consulter sans frais son dossier au siège social de RELONAT.
11.5 Si le particulier prouve que les renseignements personnels en la possession de RELONAT sont inexacts ou incomplets, la société modifiera les renseignements conformément à la demande. S’il y a lieu, les renseignements modifiés seront transmis au tiers ayant accès aux renseignements en question.
11.6 RELONAT peut refuser à un particulier l’accès à ses renseignements conformément aux lois pertinentes, auquel cas elle motive son refus, sauf si la loi le lui interdit.
12. Plaintes et demande d’accès aux renseignements personnels
Toute personne sur qui RELONAT possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique par RELONAT.
12.1 Les plaintes et demande d’accès peuvent être présentées par écrit à Julie Smythe, responsable de la protection des renseignements personnels au 1500, rue Cunard, Laval (Quebec) H7S 2B7 ou par courrier électronique à renseignements.personnels@relonat.com.
12.2 RELONAT a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels.
12.3 Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de RELONAT à une plainte ou des politiques et pratiques de RELONAT en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information sur le site Web du Commissaire au www.cai.gouv.qc.ca.
